Obsolescence Project

Pernah dengar istilah “pack Rats”? ini merupakan kebiasaan untuk tidak membuang barang, walau kadang barang tersebut sudah tidak dipakai lagi, dengan pertimbangan uang yang kita keluarkan saat memperoleh barang itu tidak sedikit jumlahnya. Masalah ini sudah jadi masalah umum kq, dan mungkin tak ada yang merasa kalau ini adalah masalah selama kita masih punya cukup space untuk menyimpan barang tersebut. Tapi pernah berpikir kalau mungkin akan lebih baik jika barang tersebut dikeluarkan/dibuang, karena ga bakal dipakai lagi?
Jika sebuah perusahaan melakukan tindakan ini, dimana stock items yang sudah tidak terpakai lagi (obsolete) dengan berbagai alasan seperti user tidak lagi menggunakan product tersebut, item rusak dalam penyimpanan, dan/atau item telah expired, tetap dipertahankan di warehouse, maka perusahaan harus membuang sejumlah uang untuk biaya menyimpan barang obsolete tersebut. Semakin banyak items yang dimiliki perusahaan, maka akan semakin besar biaya penyimpanannya (holding cost). Yang harus dilakukan perusahaan adalah singkirkan sifat Pack Rats dan buang stock item yang sudah tidak diperlukan lagi walau artinya perusahaan harus kehilangan sejumlah value tertentu (tergantung dari jumlah obsolete stock).
Masih ingin menyimpan barang-barang tidak berguna tersebut? Mungkin setelah mengetahui biaya-biaya tidak terlihat yang harus dikeluarkan untuk inventory cost dibawah ini, qta akan berubah pikiran
1. Insurance cost, biaya jaminan asuransi yang harus dibayar setiap tahunnya oleh perusahaan tergantung jumlah nilai barang yang disimpan.
2. labor costs atau biaya buruh yang menangani inventory. Logikanya, semakin banyak barang yang diurusin, semakin banyak labor yang dibutuhkan untuk menangani dan semakin besar uang yg harus dikeluarkan. Uang yang dikeluarkan untuk membayar labor untuk mengurus obsolete harus dihilangkan.
3. equipment expenses. Yaitu equipment yang dibutuhkan untuk menangani barang-barang ini, seperti pallet, rak, dan mungkin forklift jika dilakukan pemindahan lokasi item
4. equipment maintenance. Rak dan pallet perlu diganti, sedangkan vehicle perlu service.
5. training costs. Seandainya training yang diadakan gratis, biaya yang harus dilihat adalah biaya selama labor tidah berada di area kerja.
6. insurance premium. Jumlah insurance premium proporsional dengan jumlah inventory yang dimiliki, sehinga kita juga membayar insurance premium untuk barang yang sudah tidak dipakai lagi
7. opportunity costs. Merupakan biaya seandainya space yang digunakan untuk obsolete items digunakan untuk items lain.

Dalam perusahaan mining seperti PT.INCO, dimana items-items yang disimpan sebagian besar adalah untuk maintenance equipment, pengambilan keputusan untuk menentukan barang-barang obsolete sangat complicated. Setiap alat memiliki sifatnya sendiri, setiap part yang menyusun alat tersebut membutuhkan perlakuan tersendiri. Item yang satu tidak bisa diperlakukan sama seperti item yang lain. Sebagai standard pengambilan keputusan, biasanya digunakan berapa lama item tersebut tidak bergerak, dan standard yang biasa digunakan adalah tidak bergerak selama 2 tahun. Tidak bergerak disini maksudnya adalah, part tersebut tidak di issue oleh user. Item-item ini perlu di review kemabali dengan melihat kemungkinan siapa tahu equipment induknya telah diganti dengan equipment jenis baru, atau bisa juga karena equipmentnya sendiri telah di obsolete terlebih dahulu.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam project ini adalah:
- Inventory menyiapkan list semua item yang tidak aktif dan disebut potensial obsolete.
- List potensial obsolete dikirim ke user untuk di review
- User menentukan item mana yang benar-benar sudah obsolete dan mana yang masih diperlukan
- Proses approval dari internal user dan internal SCM
- Barang-barang obsolete dikeluarkan dari warehouse

Terlihat gampang kan?
Tapi sebenarnya tidak segampang yang terlihat, banyak faktor, banyak hal yang mesti dipertimbangkan saat memutuskan barang-barang tersebut dibuang.
Ketelitian dan pengetahuan barang sangat dituntut dalam proses review, oleh karena itulah keputusan membuang barang-barang tidak bergerak berada di tangan orang-orang yang mempunyai material knowledge tinggi. Walaupun susah, tapi ada tools yang membantu, seperti APL (Application Part List), jika barang tersebut mampunya nomor APL dan unit masih terpasang, keluarkan dari list akan dibuang. Jika tidak ada APL-nya, cek transaksi issue yang pernah ada, dipakai equipment mana, atau siapa yang dulu meminta item tersebut di stock-kan.
Atau, lihat material yang membentuk item tersebut, apakah ada masa expiry nya? jika ya, cek tanggal received barang tersebut, apakah masih layak pakai atau tidak.
Cukup membantu kan??

Titin