Inventory dan Warehouse KPI

Sebenarnya tulisan pertama yang ingin saya keluarkan adalah inventory management, karena inilah yang saya geluti setiap hari. Di dalam inventoy management akan menyinggung masalah System ERP yang digunakan Inco yaitu Ellipse, beserta tools inventory management yang baru saja launching di Inco yaitu inventory optimizer. Tapi karena 2 bulan terakhir, topik yang sedang heboh di inventory dan warehousing adalah KPI, untuk mengetahui seberapa bagusnya inventory dan warehousing Inco, maka saya memutuskan untuk memulai topik KPI terlebih dahulu. Ditambah lagi, module yang sedang saya pelajari Di CIPS adalah measurement performance, mengenai KPI SCM secara umum.

Sekilas tentang inventory dan warehouse
Inventory dalam bahasa indonesia bisa disebut barang persediaan. Barang-barang ini bisa berupa barang mentah, barang setengah jadi, barang jadi dan barang-barang spare part untuk keperluan maintenance. Disini yang akan saya bahas adalah inventory untuk barang-barang maintenance. Walaupun di Inco sendiri inventory tidak terbatas pada barang-barang maintenance, tapi juga management barang mentah untuk produksi nickel matte yang inventorynya tergantung pada kapasitas dan kemampuan produksi pabrik. Sedangkan untuk barang-barang maintenance, managementnya jauh lebih rumit, karena pemakaiannya tidak teratur, dan biasanya dibeli di tempat yang jauh sehingga membutuhkan waktu untuk sampai di gudang (warehouse). Inilah yang menjadikan alasan kenapa barang-barnag harus disimpan di dalam warehouse.

Key Performance Indicator
KPI atau Key Performance Indicator, adalah indikator yang digunakan satu perusahaan untuk mendefinisikan dan mengukur progres kerja. Jika satu perusahaan telah menentukan misinya, dan menentukan tujuannya (goals), diperlukan satu cara untuk melihat progress kerja tersebut. KPI adalah cara pengukuran itu.
KPI merupakan sebuah keharusan bagi satu perusahaan karena jika kita tidak bisa mengukur sesuatu, kita tidak bisa mengontrolnya, dan semua yang tidak bisa dikontrol juga tidak bisa di manage. Jadi KPI harus sesuatu yang bisa terukur, dan bisa merefleksikan kemajuan strategis perusahaan

Syarat KPI adalah :
- Terukur
- Mencerminkan goal perusahaan
- Kunci sukses perusahaan

Sebelum mulai, coba pikirkan KPI yang kamu susun untuk diri sendiri…

KPI dibikin berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan. KPI sebuah sekolah bisa berupa persentase kelulusan murid-muridnya, atau bisa berupa nilai rata-rata NEM atau STTB. KPI salesman bisa berupa persentase kenaikan penjualan perbulan, atau value penjualannya. KPI procurement bisa berupa persentase item yang pembeliannya sudah di cover oleh kontrak, persentase item yang langsung ditangani vendor, waktu yang dibutuhkan untuk memproses satu permintaan pembelian oleh user, atau persentase supplier yang tepat waktu. Sedangkan KPI yang digunakan Inventory dan warehouseing secara umum adalah Turn Over, service level, dan inventory accuracy. KPI untuk diri sendiri juga tergantung pada tujuan masing-masing individu, misalnya Jumlah tabungan, atau untuk yang mau sehat, kilometer yang ditempuh tiap minggu waktu lari pagi/sore, atau mengurangi jumlah nonton Sinetron dan diganti Baca buku (bisa loooo jadi KPI…)

Berdasarkan judul, saya akan membahas KPI untuk warehouse dan inventory.
3 hal ini adalah pengukuran secara umum yang diperlukan untuk melihat performance inventory dan warehouse sebuah perusahaan.
Mari kita lihat satu persatu :
1. Turn Over.
Perhitungan sederhana turn over stock item tiap bulan adalah =
Jumlah permintaan dalam bulan tsb x 12, dibagi Nilai barang dalam bulan tsb

Turn over mencerminkan cash flow sebuah perusahaan, semakin tinggi turn over, semakin bagus cash flownya.
Contoh sederhana dari perhitungan turn over dan pengaruhnya adalah:

- jika kita asumsikan A mempunyai toko kelontong, A harus mempunyai simpanan barang-barang di tokonya jika dia ingin setiap permintaan bisa terpenuhi. Untuk mengukur turn over toko A, bisa disederhanakan sebagai berikut: jika penjualan total satu jenis buku tulis adalah 12 lusin dalam satu tahun, untuk memenuhi setiap permintaan dalam satu tahun (tidak terjadi kekurangan=stock out), maka A harus memiliki 12 lusin buku dalam satu tahun. Yang bisa dilakukan A adalah (perhitungan periode dimulai dari january):
o Pada bulan january, A membeli 12 lusin buku sekaligus dan menjual 1 lusin setiap bulannya. Jika diasumsikan harga 1 lusin buku adalah 10.000, dan keuntungan A diabaikan, maka pergerakan inventory buku ini adalah:
January: Inventory value = 12×10000
Permintaan = 1×10000
Turn over = 1×12/12=1
February : Inventory Value = 11×100000
Permintaan = 1×10000
Turn over = 1×12/11 = 1.1
Dst

- Jika waktu yang dibutuhkan A untuk mengisi kembali persediaan buku tersebut adalah 1 minggu, dan A memutuskan untuk membeli persediaan buku setiap 3 bulan sekali, maka turn over A adalh:
January : inventory value = 3×1000
Permintaan = 1×1000
Turn over = 1×12/3 = 4
Dst
Dengan cara ini, A bisa menyimpan 9×10000 cash yang dia miliki untuk dibelikan barang lain yang dibutuhkan tokonya.
Idealnya adalah, A tidak perlu melakukan penyimpanan satu buku tulis. Dalam arti, jika pembelian buku tulis dilakukan pada tanggal yang sama, A bisa melakukan permintaan pengisian persediaan stock seminggu sebelum tanggal tersebut (lead time pembelian adalah 1 minggu).

Tapi kondisi ideal ini tidak pernah terjadi, yang ada adalah, permintaan akan bervariasi baik waktu maupun jumlahnya. Dengan asumsi jumlah total permintaan dalam setahun tetap 12 lusin, permintaan bisa saja hanya terjadi satu kali dalam setahun dengan quantity 12 lusin sekaligus, atau bisa jadi pada bulan january tidak ada permintaan, february 2 lusin, maret 3 lusin, april tidak ada permintaan, dst.. Dengan kondisi seperti ini, jika A tetap ingin usahanya berjalan tanpa mengecewakan pembeli dengan stock out (kehabisan persediaan saat ada permintaan), maka cara persediaan nomor 1 adalah yang paling ideal, karena setiap permintaan bisa terpenuhi. Tapi kondisi ini tidak bagus untuk kelancaran cash flow, karena value yang tidak bergerak jumlahnya lebih banyak.

2. Kepuasan kostumer sendiri dihitung dengan KPI yang kedua, yaitu Service Level.
- Service Level adalah:
= Jumlah permintaan yang bisa dipenuhi dibagi Jumlah permintaan total x 100%

Dengan mengambil contoh kasus di atas, jika A bisa memenuhi setiap permintaan tanpa delay waktu dan dengan jumlah yang tepat, maka service levelnya adalah 100%. Jika setiap permintaan tidak bisa dipenuhi tepat waktu, maka service level adalah 0%.
Untuk mencapai service level yang tinggi, A harus menyimpan stock barang sebanyak mungkin dalam gudang, akibatnya adalah cash yang mati semakin besar dan turn over akan semakin kecil. Inventory management bertugas menyeimbangkan service level dan turn over ini. menyeimbangkan antara kepuasaan konsumer dengan jumlah finansial yang terikat dalam inventory. Dan untuk perusahaan sebesar Inco, jumlah cash yang terikat dalam inventory mencapai jutaan dollar dalam setahun. Terlebih saat ini, seperti yang diketahui dunia industry, forecasting krisis tyre akan terjadi sampai 5 tahun ke depan, dan kebijakannya adalah menumpuk tyre sebanyak mungkin di gudang, terjadi lonjakan besar-besaran di Inventory value. Menyeimbangkan turn over dan service level bukanlah hal mudah. Kerugian menyimpan inventory bukan hanya dalam segi cash flow, tapi juga biaya penyimpanan inventory itu sendiri. Semakin banyak jumlah barang, semakin banyak peralatan yang diperlukan untuk mengelolanya, semakin banyak pekerja yang digunakan untuk memanage-nya, biaya operasional juga akan semakin besar.

3. KPI yang ketiga yaitu stock Accuracy.
- Stock accuracy adalah persentase ketepatan jumlah barang yang tercatat dengan keadaan sebenarnya di dalam gudang. Ini sangat dipengaruhi oleh ketepatan input barang masuk dan barang keluar. Stock accuracy diketahui melalui stock take, dimana barang-barang dihitung secara manual di gudang dan dihitung berapa loss dan gainnya. Semakin banyak perbedaan antara yang tercatat dengan actual, semakin jelek accuracy inventory.

Perbedaan pencatatan dengan keadaan di lapangan bisa terjadi karena ketidak akuratan input ke system, atau bisa juga karena terjadi pencurian, atau untuk barang-barang kimia cair, bisa terjadi karena penguapan. Dengan jumlah item yang dimiliki Inco sejumlah lebih dari 73 ribu item, item aktif 65 ribu, yang dikelola vendor adalah 25 ribu item sehingga inco sendiri menangani kurang lebih 35 ribu item, kebayang kan susahnya ngatur. Jika yang hilang adalah bolts dan nuts aja, mungkin ga terlalu kerasa, tapi kalo yang hilang motor listrik???
Jadi, rencananya tahun depan Warehouse akan menggunakan RFID untuk menolong Stock Accuracy ini, terutama untuk tracking barang-barang gede dan mahal.

Penulis menerima Kritik dan Saran.
Diambil dari berbagai sumber