Pernah dengar istilah “pack Rats”? ini merupakan kebiasaan untuk tidak membuang barang, walau kadang barang tersebut sudah tidak dipakai lagi, dengan pertimbangan uang yang kita keluarkan saat memperoleh barang itu tidak sedikit jumlahnya. Masalah ini sudah jadi masalah umum kq, dan mungkin tak ada yang merasa kalau ini adalah masalah selama kita masih punya cukup space untuk menyimpan barang tersebut. Tapi pernah berpikir kalau mungkin akan lebih baik jika barang tersebut dikeluarkan/dibuang, karena ga bakal dipakai lagi?
Jika sebuah perusahaan melakukan tindakan ini, dimana stock items yang sudah tidak terpakai lagi (obsolete) dengan berbagai alasan seperti user tidak lagi menggunakan product tersebut, item rusak dalam penyimpanan, dan/atau item telah expired, tetap dipertahankan di warehouse, maka perusahaan harus membuang sejumlah uang untuk biaya menyimpan barang obsolete tersebut. Semakin banyak items yang dimiliki perusahaan, maka akan semakin besar biaya penyimpanannya (holding cost). Yang harus dilakukan perusahaan adalah singkirkan sifat Pack Rats dan buang stock item yang sudah tidak diperlukan lagi walau artinya perusahaan harus kehilangan sejumlah value tertentu (tergantung dari jumlah obsolete stock).
Masih ingin menyimpan barang-barang tidak berguna tersebut? Mungkin setelah mengetahui biaya-biaya tidak terlihat yang harus dikeluarkan untuk inventory cost dibawah ini, qta akan berubah pikiran
1. Insurance cost, biaya jaminan asuransi yang harus dibayar setiap tahunnya oleh perusahaan tergantung jumlah nilai barang yang disimpan.
2. labor costs atau biaya buruh yang menangani inventory. Logikanya, semakin banyak barang yang diurusin, semakin banyak labor yang dibutuhkan untuk menangani dan semakin besar uang yg harus dikeluarkan. Uang yang dikeluarkan untuk membayar labor untuk mengurus obsolete harus dihilangkan.
3. equipment expenses. Yaitu equipment yang dibutuhkan untuk menangani barang-barang ini, seperti pallet, rak, dan mungkin forklift jika dilakukan pemindahan lokasi item
4. equipment maintenance. Rak dan pallet perlu diganti, sedangkan vehicle perlu service.
5. training costs. Seandainya training yang diadakan gratis, biaya yang harus dilihat adalah biaya selama labor tidah berada di area kerja.
6. insurance premium. Jumlah insurance premium proporsional dengan jumlah inventory yang dimiliki, sehinga kita juga membayar insurance premium untuk barang yang sudah tidak dipakai lagi
7. opportunity costs. Merupakan biaya seandainya space yang digunakan untuk obsolete items digunakan untuk items lain.
Dalam perusahaan mining seperti PT.INCO, dimana items-items yang disimpan sebagian besar adalah untuk maintenance equipment, pengambilan keputusan untuk menentukan barang-barang obsolete sangat complicated. Setiap alat memiliki sifatnya sendiri, setiap part yang menyusun alat tersebut membutuhkan perlakuan tersendiri. Item yang satu tidak bisa diperlakukan sama seperti item yang lain. Sebagai standard pengambilan keputusan, biasanya digunakan berapa lama item tersebut tidak bergerak, dan standard yang biasa digunakan adalah tidak bergerak selama 2 tahun. Tidak bergerak disini maksudnya adalah, part tersebut tidak di issue oleh user. Item-item ini perlu di review kemabali dengan melihat kemungkinan siapa tahu equipment induknya telah diganti dengan equipment jenis baru, atau bisa juga karena equipmentnya sendiri telah di obsolete terlebih dahulu.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam project ini adalah:
- Inventory menyiapkan list semua item yang tidak aktif dan disebut potensial obsolete.
- List potensial obsolete dikirim ke user untuk di review
- User menentukan item mana yang benar-benar sudah obsolete dan mana yang masih diperlukan
- Proses approval dari internal user dan internal SCM
- Barang-barang obsolete dikeluarkan dari warehouse
Terlihat gampang kan?
Tapi sebenarnya tidak segampang yang terlihat, banyak faktor, banyak hal yang mesti dipertimbangkan saat memutuskan barang-barang tersebut dibuang.
Ketelitian dan pengetahuan barang sangat dituntut dalam proses review, oleh karena itulah keputusan membuang barang-barang tidak bergerak berada di tangan orang-orang yang mempunyai material knowledge tinggi. Walaupun susah, tapi ada tools yang membantu, seperti APL (Application Part List), jika barang tersebut mampunya nomor APL dan unit masih terpasang, keluarkan dari list akan dibuang. Jika tidak ada APL-nya, cek transaksi issue yang pernah ada, dipakai equipment mana, atau siapa yang dulu meminta item tersebut di stock-kan.
Atau, lihat material yang membentuk item tersebut, apakah ada masa expiry nya? jika ya, cek tanggal received barang tersebut, apakah masih layak pakai atau tidak.
Cukup membantu kan??
Titin
Wednesday, March 7, 2007
Inventory dan Warehouse KPI
Sebenarnya tulisan pertama yang ingin saya keluarkan adalah inventory management, karena inilah yang saya geluti setiap hari. Di dalam inventoy management akan menyinggung masalah System ERP yang digunakan Inco yaitu Ellipse, beserta tools inventory management yang baru saja launching di Inco yaitu inventory optimizer. Tapi karena 2 bulan terakhir, topik yang sedang heboh di inventory dan warehousing adalah KPI, untuk mengetahui seberapa bagusnya inventory dan warehousing Inco, maka saya memutuskan untuk memulai topik KPI terlebih dahulu. Ditambah lagi, module yang sedang saya pelajari Di CIPS adalah measurement performance, mengenai KPI SCM secara umum.
Sekilas tentang inventory dan warehouse
Inventory dalam bahasa indonesia bisa disebut barang persediaan. Barang-barang ini bisa berupa barang mentah, barang setengah jadi, barang jadi dan barang-barang spare part untuk keperluan maintenance. Disini yang akan saya bahas adalah inventory untuk barang-barang maintenance. Walaupun di Inco sendiri inventory tidak terbatas pada barang-barang maintenance, tapi juga management barang mentah untuk produksi nickel matte yang inventorynya tergantung pada kapasitas dan kemampuan produksi pabrik. Sedangkan untuk barang-barang maintenance, managementnya jauh lebih rumit, karena pemakaiannya tidak teratur, dan biasanya dibeli di tempat yang jauh sehingga membutuhkan waktu untuk sampai di gudang (warehouse). Inilah yang menjadikan alasan kenapa barang-barnag harus disimpan di dalam warehouse.
Key Performance Indicator
KPI atau Key Performance Indicator, adalah indikator yang digunakan satu perusahaan untuk mendefinisikan dan mengukur progres kerja. Jika satu perusahaan telah menentukan misinya, dan menentukan tujuannya (goals), diperlukan satu cara untuk melihat progress kerja tersebut. KPI adalah cara pengukuran itu.
KPI merupakan sebuah keharusan bagi satu perusahaan karena jika kita tidak bisa mengukur sesuatu, kita tidak bisa mengontrolnya, dan semua yang tidak bisa dikontrol juga tidak bisa di manage. Jadi KPI harus sesuatu yang bisa terukur, dan bisa merefleksikan kemajuan strategis perusahaan
Syarat KPI adalah :
- Terukur
- Mencerminkan goal perusahaan
- Kunci sukses perusahaan
Sebelum mulai, coba pikirkan KPI yang kamu susun untuk diri sendiri…
KPI dibikin berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan. KPI sebuah sekolah bisa berupa persentase kelulusan murid-muridnya, atau bisa berupa nilai rata-rata NEM atau STTB. KPI salesman bisa berupa persentase kenaikan penjualan perbulan, atau value penjualannya. KPI procurement bisa berupa persentase item yang pembeliannya sudah di cover oleh kontrak, persentase item yang langsung ditangani vendor, waktu yang dibutuhkan untuk memproses satu permintaan pembelian oleh user, atau persentase supplier yang tepat waktu. Sedangkan KPI yang digunakan Inventory dan warehouseing secara umum adalah Turn Over, service level, dan inventory accuracy. KPI untuk diri sendiri juga tergantung pada tujuan masing-masing individu, misalnya Jumlah tabungan, atau untuk yang mau sehat, kilometer yang ditempuh tiap minggu waktu lari pagi/sore, atau mengurangi jumlah nonton Sinetron dan diganti Baca buku (bisa loooo jadi KPI…)
Berdasarkan judul, saya akan membahas KPI untuk warehouse dan inventory.
3 hal ini adalah pengukuran secara umum yang diperlukan untuk melihat performance inventory dan warehouse sebuah perusahaan.
Mari kita lihat satu persatu :
1. Turn Over.
Perhitungan sederhana turn over stock item tiap bulan adalah =
Jumlah permintaan dalam bulan tsb x 12, dibagi Nilai barang dalam bulan tsb
Turn over mencerminkan cash flow sebuah perusahaan, semakin tinggi turn over, semakin bagus cash flownya.
Contoh sederhana dari perhitungan turn over dan pengaruhnya adalah:
- jika kita asumsikan A mempunyai toko kelontong, A harus mempunyai simpanan barang-barang di tokonya jika dia ingin setiap permintaan bisa terpenuhi. Untuk mengukur turn over toko A, bisa disederhanakan sebagai berikut: jika penjualan total satu jenis buku tulis adalah 12 lusin dalam satu tahun, untuk memenuhi setiap permintaan dalam satu tahun (tidak terjadi kekurangan=stock out), maka A harus memiliki 12 lusin buku dalam satu tahun. Yang bisa dilakukan A adalah (perhitungan periode dimulai dari january):
o Pada bulan january, A membeli 12 lusin buku sekaligus dan menjual 1 lusin setiap bulannya. Jika diasumsikan harga 1 lusin buku adalah 10.000, dan keuntungan A diabaikan, maka pergerakan inventory buku ini adalah:
January: Inventory value = 12×10000
Permintaan = 1×10000
Turn over = 1×12/12=1
February : Inventory Value = 11×100000
Permintaan = 1×10000
Turn over = 1×12/11 = 1.1
Dst
- Jika waktu yang dibutuhkan A untuk mengisi kembali persediaan buku tersebut adalah 1 minggu, dan A memutuskan untuk membeli persediaan buku setiap 3 bulan sekali, maka turn over A adalh:
January : inventory value = 3×1000
Permintaan = 1×1000
Turn over = 1×12/3 = 4
Dst
Dengan cara ini, A bisa menyimpan 9×10000 cash yang dia miliki untuk dibelikan barang lain yang dibutuhkan tokonya.
Idealnya adalah, A tidak perlu melakukan penyimpanan satu buku tulis. Dalam arti, jika pembelian buku tulis dilakukan pada tanggal yang sama, A bisa melakukan permintaan pengisian persediaan stock seminggu sebelum tanggal tersebut (lead time pembelian adalah 1 minggu).
Tapi kondisi ideal ini tidak pernah terjadi, yang ada adalah, permintaan akan bervariasi baik waktu maupun jumlahnya. Dengan asumsi jumlah total permintaan dalam setahun tetap 12 lusin, permintaan bisa saja hanya terjadi satu kali dalam setahun dengan quantity 12 lusin sekaligus, atau bisa jadi pada bulan january tidak ada permintaan, february 2 lusin, maret 3 lusin, april tidak ada permintaan, dst.. Dengan kondisi seperti ini, jika A tetap ingin usahanya berjalan tanpa mengecewakan pembeli dengan stock out (kehabisan persediaan saat ada permintaan), maka cara persediaan nomor 1 adalah yang paling ideal, karena setiap permintaan bisa terpenuhi. Tapi kondisi ini tidak bagus untuk kelancaran cash flow, karena value yang tidak bergerak jumlahnya lebih banyak.
2. Kepuasan kostumer sendiri dihitung dengan KPI yang kedua, yaitu Service Level.
- Service Level adalah:
= Jumlah permintaan yang bisa dipenuhi dibagi Jumlah permintaan total x 100%
Dengan mengambil contoh kasus di atas, jika A bisa memenuhi setiap permintaan tanpa delay waktu dan dengan jumlah yang tepat, maka service levelnya adalah 100%. Jika setiap permintaan tidak bisa dipenuhi tepat waktu, maka service level adalah 0%.
Untuk mencapai service level yang tinggi, A harus menyimpan stock barang sebanyak mungkin dalam gudang, akibatnya adalah cash yang mati semakin besar dan turn over akan semakin kecil. Inventory management bertugas menyeimbangkan service level dan turn over ini. menyeimbangkan antara kepuasaan konsumer dengan jumlah finansial yang terikat dalam inventory. Dan untuk perusahaan sebesar Inco, jumlah cash yang terikat dalam inventory mencapai jutaan dollar dalam setahun. Terlebih saat ini, seperti yang diketahui dunia industry, forecasting krisis tyre akan terjadi sampai 5 tahun ke depan, dan kebijakannya adalah menumpuk tyre sebanyak mungkin di gudang, terjadi lonjakan besar-besaran di Inventory value. Menyeimbangkan turn over dan service level bukanlah hal mudah. Kerugian menyimpan inventory bukan hanya dalam segi cash flow, tapi juga biaya penyimpanan inventory itu sendiri. Semakin banyak jumlah barang, semakin banyak peralatan yang diperlukan untuk mengelolanya, semakin banyak pekerja yang digunakan untuk memanage-nya, biaya operasional juga akan semakin besar.
3. KPI yang ketiga yaitu stock Accuracy.
- Stock accuracy adalah persentase ketepatan jumlah barang yang tercatat dengan keadaan sebenarnya di dalam gudang. Ini sangat dipengaruhi oleh ketepatan input barang masuk dan barang keluar. Stock accuracy diketahui melalui stock take, dimana barang-barang dihitung secara manual di gudang dan dihitung berapa loss dan gainnya. Semakin banyak perbedaan antara yang tercatat dengan actual, semakin jelek accuracy inventory.
Perbedaan pencatatan dengan keadaan di lapangan bisa terjadi karena ketidak akuratan input ke system, atau bisa juga karena terjadi pencurian, atau untuk barang-barang kimia cair, bisa terjadi karena penguapan. Dengan jumlah item yang dimiliki Inco sejumlah lebih dari 73 ribu item, item aktif 65 ribu, yang dikelola vendor adalah 25 ribu item sehingga inco sendiri menangani kurang lebih 35 ribu item, kebayang kan susahnya ngatur. Jika yang hilang adalah bolts dan nuts aja, mungkin ga terlalu kerasa, tapi kalo yang hilang motor listrik???
Jadi, rencananya tahun depan Warehouse akan menggunakan RFID untuk menolong Stock Accuracy ini, terutama untuk tracking barang-barang gede dan mahal.
Penulis menerima Kritik dan Saran.
Diambil dari berbagai sumber
Sekilas tentang inventory dan warehouse
Inventory dalam bahasa indonesia bisa disebut barang persediaan. Barang-barang ini bisa berupa barang mentah, barang setengah jadi, barang jadi dan barang-barang spare part untuk keperluan maintenance. Disini yang akan saya bahas adalah inventory untuk barang-barang maintenance. Walaupun di Inco sendiri inventory tidak terbatas pada barang-barang maintenance, tapi juga management barang mentah untuk produksi nickel matte yang inventorynya tergantung pada kapasitas dan kemampuan produksi pabrik. Sedangkan untuk barang-barang maintenance, managementnya jauh lebih rumit, karena pemakaiannya tidak teratur, dan biasanya dibeli di tempat yang jauh sehingga membutuhkan waktu untuk sampai di gudang (warehouse). Inilah yang menjadikan alasan kenapa barang-barnag harus disimpan di dalam warehouse.
Key Performance Indicator
KPI atau Key Performance Indicator, adalah indikator yang digunakan satu perusahaan untuk mendefinisikan dan mengukur progres kerja. Jika satu perusahaan telah menentukan misinya, dan menentukan tujuannya (goals), diperlukan satu cara untuk melihat progress kerja tersebut. KPI adalah cara pengukuran itu.
KPI merupakan sebuah keharusan bagi satu perusahaan karena jika kita tidak bisa mengukur sesuatu, kita tidak bisa mengontrolnya, dan semua yang tidak bisa dikontrol juga tidak bisa di manage. Jadi KPI harus sesuatu yang bisa terukur, dan bisa merefleksikan kemajuan strategis perusahaan
Syarat KPI adalah :
- Terukur
- Mencerminkan goal perusahaan
- Kunci sukses perusahaan
Sebelum mulai, coba pikirkan KPI yang kamu susun untuk diri sendiri…
KPI dibikin berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan. KPI sebuah sekolah bisa berupa persentase kelulusan murid-muridnya, atau bisa berupa nilai rata-rata NEM atau STTB. KPI salesman bisa berupa persentase kenaikan penjualan perbulan, atau value penjualannya. KPI procurement bisa berupa persentase item yang pembeliannya sudah di cover oleh kontrak, persentase item yang langsung ditangani vendor, waktu yang dibutuhkan untuk memproses satu permintaan pembelian oleh user, atau persentase supplier yang tepat waktu. Sedangkan KPI yang digunakan Inventory dan warehouseing secara umum adalah Turn Over, service level, dan inventory accuracy. KPI untuk diri sendiri juga tergantung pada tujuan masing-masing individu, misalnya Jumlah tabungan, atau untuk yang mau sehat, kilometer yang ditempuh tiap minggu waktu lari pagi/sore, atau mengurangi jumlah nonton Sinetron dan diganti Baca buku (bisa loooo jadi KPI…)
Berdasarkan judul, saya akan membahas KPI untuk warehouse dan inventory.
3 hal ini adalah pengukuran secara umum yang diperlukan untuk melihat performance inventory dan warehouse sebuah perusahaan.
Mari kita lihat satu persatu :
1. Turn Over.
Perhitungan sederhana turn over stock item tiap bulan adalah =
Jumlah permintaan dalam bulan tsb x 12, dibagi Nilai barang dalam bulan tsb
Turn over mencerminkan cash flow sebuah perusahaan, semakin tinggi turn over, semakin bagus cash flownya.
Contoh sederhana dari perhitungan turn over dan pengaruhnya adalah:
- jika kita asumsikan A mempunyai toko kelontong, A harus mempunyai simpanan barang-barang di tokonya jika dia ingin setiap permintaan bisa terpenuhi. Untuk mengukur turn over toko A, bisa disederhanakan sebagai berikut: jika penjualan total satu jenis buku tulis adalah 12 lusin dalam satu tahun, untuk memenuhi setiap permintaan dalam satu tahun (tidak terjadi kekurangan=stock out), maka A harus memiliki 12 lusin buku dalam satu tahun. Yang bisa dilakukan A adalah (perhitungan periode dimulai dari january):
o Pada bulan january, A membeli 12 lusin buku sekaligus dan menjual 1 lusin setiap bulannya. Jika diasumsikan harga 1 lusin buku adalah 10.000, dan keuntungan A diabaikan, maka pergerakan inventory buku ini adalah:
January: Inventory value = 12×10000
Permintaan = 1×10000
Turn over = 1×12/12=1
February : Inventory Value = 11×100000
Permintaan = 1×10000
Turn over = 1×12/11 = 1.1
Dst
- Jika waktu yang dibutuhkan A untuk mengisi kembali persediaan buku tersebut adalah 1 minggu, dan A memutuskan untuk membeli persediaan buku setiap 3 bulan sekali, maka turn over A adalh:
January : inventory value = 3×1000
Permintaan = 1×1000
Turn over = 1×12/3 = 4
Dst
Dengan cara ini, A bisa menyimpan 9×10000 cash yang dia miliki untuk dibelikan barang lain yang dibutuhkan tokonya.
Idealnya adalah, A tidak perlu melakukan penyimpanan satu buku tulis. Dalam arti, jika pembelian buku tulis dilakukan pada tanggal yang sama, A bisa melakukan permintaan pengisian persediaan stock seminggu sebelum tanggal tersebut (lead time pembelian adalah 1 minggu).
Tapi kondisi ideal ini tidak pernah terjadi, yang ada adalah, permintaan akan bervariasi baik waktu maupun jumlahnya. Dengan asumsi jumlah total permintaan dalam setahun tetap 12 lusin, permintaan bisa saja hanya terjadi satu kali dalam setahun dengan quantity 12 lusin sekaligus, atau bisa jadi pada bulan january tidak ada permintaan, february 2 lusin, maret 3 lusin, april tidak ada permintaan, dst.. Dengan kondisi seperti ini, jika A tetap ingin usahanya berjalan tanpa mengecewakan pembeli dengan stock out (kehabisan persediaan saat ada permintaan), maka cara persediaan nomor 1 adalah yang paling ideal, karena setiap permintaan bisa terpenuhi. Tapi kondisi ini tidak bagus untuk kelancaran cash flow, karena value yang tidak bergerak jumlahnya lebih banyak.
2. Kepuasan kostumer sendiri dihitung dengan KPI yang kedua, yaitu Service Level.
- Service Level adalah:
= Jumlah permintaan yang bisa dipenuhi dibagi Jumlah permintaan total x 100%
Dengan mengambil contoh kasus di atas, jika A bisa memenuhi setiap permintaan tanpa delay waktu dan dengan jumlah yang tepat, maka service levelnya adalah 100%. Jika setiap permintaan tidak bisa dipenuhi tepat waktu, maka service level adalah 0%.
Untuk mencapai service level yang tinggi, A harus menyimpan stock barang sebanyak mungkin dalam gudang, akibatnya adalah cash yang mati semakin besar dan turn over akan semakin kecil. Inventory management bertugas menyeimbangkan service level dan turn over ini. menyeimbangkan antara kepuasaan konsumer dengan jumlah finansial yang terikat dalam inventory. Dan untuk perusahaan sebesar Inco, jumlah cash yang terikat dalam inventory mencapai jutaan dollar dalam setahun. Terlebih saat ini, seperti yang diketahui dunia industry, forecasting krisis tyre akan terjadi sampai 5 tahun ke depan, dan kebijakannya adalah menumpuk tyre sebanyak mungkin di gudang, terjadi lonjakan besar-besaran di Inventory value. Menyeimbangkan turn over dan service level bukanlah hal mudah. Kerugian menyimpan inventory bukan hanya dalam segi cash flow, tapi juga biaya penyimpanan inventory itu sendiri. Semakin banyak jumlah barang, semakin banyak peralatan yang diperlukan untuk mengelolanya, semakin banyak pekerja yang digunakan untuk memanage-nya, biaya operasional juga akan semakin besar.
3. KPI yang ketiga yaitu stock Accuracy.
- Stock accuracy adalah persentase ketepatan jumlah barang yang tercatat dengan keadaan sebenarnya di dalam gudang. Ini sangat dipengaruhi oleh ketepatan input barang masuk dan barang keluar. Stock accuracy diketahui melalui stock take, dimana barang-barang dihitung secara manual di gudang dan dihitung berapa loss dan gainnya. Semakin banyak perbedaan antara yang tercatat dengan actual, semakin jelek accuracy inventory.
Perbedaan pencatatan dengan keadaan di lapangan bisa terjadi karena ketidak akuratan input ke system, atau bisa juga karena terjadi pencurian, atau untuk barang-barang kimia cair, bisa terjadi karena penguapan. Dengan jumlah item yang dimiliki Inco sejumlah lebih dari 73 ribu item, item aktif 65 ribu, yang dikelola vendor adalah 25 ribu item sehingga inco sendiri menangani kurang lebih 35 ribu item, kebayang kan susahnya ngatur. Jika yang hilang adalah bolts dan nuts aja, mungkin ga terlalu kerasa, tapi kalo yang hilang motor listrik???
Jadi, rencananya tahun depan Warehouse akan menggunakan RFID untuk menolong Stock Accuracy ini, terutama untuk tracking barang-barang gede dan mahal.
Penulis menerima Kritik dan Saran.
Diambil dari berbagai sumber
Subscribe to:
Posts (Atom)
